So geht’s: GmbH gründen [Schritte, Kosten & meine Erfahrungen]

Liebe Leserin, lieber Leser, in diesem Blogartikel möchte ich meine eigenen Erfahrungen mit der Gründung einer GmbH mit euch teilen.

Ich habe im Juli 2019 meine erste GmbH gegründet und im Vorfeld selbst viel recherchiert und viele Informationen im Netz gefunden. Vieles war hilfreich, einiges war verwirrend und einige Details waren sogar schlichtweg falsch.

So geht's: GmbH gründen
GmbH gründen: Ich diesem Artikel teile ich meine Erfahrung mit der Gründung einer GmbH mit Dir | © magele-picture – stock.adobe.com

 

Noch sind meine Erinnerungen frisch und ich möchte sie in diesem Artikel festhalten, damit ihr, falls ihr auch mal vor dieser Entscheidung steht, hier einen Leitfaden und damit einen Überblick über die Kosten, die einzelnen Schritte, die Dauer und die Fallstricke bekommt. Dabei beschreibe ich es so, wie ich angegangen bin, inklusive meiner Überlegungen, Gedanken und Entscheidungen.

Dabei möchte bzw. muss ich direkt einen Disclaimer vorausschicken:

Disclaimer:

Ich beschreibe gewissenhaft meinen Weg der Gründung einer GmbH, mit den einzelnen Schritten, Überlegungen im Vorfeld, den Kosten sowie den zeitlichen Abläufen. Dennoch kann ich für Details nicht garantieren und gebe hier auch keinerlei Gründungs- oder steuerliche Beratung. Bitte verstehe die folgende Aufstellung vor allem als Erfahrungsbericht. Zumal sich Details auch von Standort, Behörde, Personal und Bundesland/Stadt unterscheiden werden – leider.

Aber wollen wir direkt starten:


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Mein Anspruch: Ich empfehle und bewerte nur Produkte, Anbieter oder Dienstleistungen, die ich inhaltlich und fachlich beurteilen und empfehlen kann. Eingeschränkte oder individuelle Empfehlungen werden dabei zusätzlich erläutert.

Vielen Dank für Deine Unterstützung! 💙

GmbH Gründung: Meine Vorüberlegungen

Bevor wir mit dem direkten Prozedere der GmbH Gründung beginnen, starten wir mit den Vorplanungen und den ersten Überlegungen.

Ich bin seit 2013 nebenberuflich selbstständig. Für den Start habe ich mich für die Rechtsform eines Einzelunternehmens entschieden. In dieser Selbstständigkeit beruht das Geschäftsmodell zu 95% auf Affiliate-Marketing. Ich starte, entwickle und betreibe eigene Webseiten und Blogs (so wie dieser hier) und monetarisiere diese. Das macht mir großen Spaß, ich lerne unheimlich viel und kann damit sogar auch etwas Geld verdienen. Ich möchte dieses Geschäft nicht aufgeben, ganz im Gegenteil, ich möchte es sogar zukünftig weiter ausbauen.

Nun ist es aber so, dass ich über das Affiliate-Marketing auch andere Geschäftsmodelle im Internet kennengelernt habe und ich schon seit längerer Zeit mit einer daran anknüpfenden Idee „schwanger gehe“. Ich möchte gern einen eigenen Online-Shop aufbauen und betreiben.

Da ein Unternehmen immer auch Verlust-Risiko bedeutet und ich es selbst auch als Experiment betrachte, war ich mir von Anfang an sicher, den Online-Shop von meinem bisherigen Geschäft zu trennen. Zudem war mir für dieses Experiment eine Haftungsbeschränkung wichtig, um meine private Altersvorsorge und nicht zu infizieren bzw. zu gefährden.

Nach einer ersten Online-Recherche ergab das für mich zwei Optionen, entweder ich gründe direkt eine GmbH oder ich starte mit einer sog. UG. Um hier eine Entscheidung zu treffen bin ich zwei Dinge angegangen. Erstens habe ich eine Kalkulation für die zu erwartenden Anlauf- und Betriebskosten erstellt und zweitens einen Termin bei meiner Steuerberaterin gemacht. Beide Schritte kann ich nur wärmstens empfehlen.


Beratungsgespräch mit der Steuerberaterin

Mit der Steuerberaterin, die auch meine bisherigen Steuerangelegenheiten regelt, habe ich folgende Dinge besprochen.

Begonnen habe ich damit, dass ich meine Geschäftsidee / das Geschäftsmodell grob umrissen und meine Ziele formuliert habe. Für mich war wichtig einen umfassenden Eindruck über die Modalitäten einer UG bzw. einer GmbH zu erlangen. Ich habe ganz konkret folgende Fragen gestellt (immer bezogen auf meine individuelle Situation):

  • Wie hoch sind die zu erwartenden Gründungskosten für eine UG / GmbH?
  • Wie hoch sind die zu erwartenden (bürokratischen) Fixkosten für Steuerberatung, Bilanzierung, IHK usw.?
  • Gibt es Fallstricke mit dem bestehenden und parallel laufenden Einzelunternehmen?

Zudem habe ich einige Detailfragen zu einem Negativ-Szenario gestellt, also was passiert, wenn ich das Geschäftsmodell nicht so funktioniert wie geplant? Wie läuft das ab? Und was gibt es dabei zu beachten?

Zudem haben wir, wie bereits gesagt, über die Formalien und Vor- und Nachteile einer UG bzw. GmbH-Gründung gesprochen.

Zuletzt hat sie mich für das Thema Buchhaltung und Schnittstellen für eine smarte und effiziente steuerliche Behandlung des eCommerce-Geschäfts sensibilisiert.

Die Beratung bei meiner Steuerberaterin hat Kosten von ca. 300€ verursacht haben, die es in jedem Fall Wert war. Hier sollte man nicht sparen. Ich konnte viele Fragen und damit verbundenen Unsicherheiten klären und damit die nächsten Schritte angehen. Zudem hat es mich in der Entscheidung bestärkt, dass ich direkt mit einer GmbH und dem vollen Stammkapital von 25.000€ starte.


Vorgespräch mit dem Notar

Als nächsten Schritt habe ich um eine kurze Beratung bei einem Notar, für die Gründung (m)einer GmbH, gebeten. Zu diesem Termin habe ich mein Vorhaben erläutert, es wurden meine Daten (Name Firmenname, Geschäftsadresse, Höhe des Stammkapitals und Unternehmensform) aufgenommen und ich habe mich für die Gründung mit dem sog. Musterprotokoll entschieden. Dazu hatte ich mich im Vorfeld im Internet informiert, das Gespräch mit dem Notar hat mich in dieser Entscheidung bestätigt. Gründung mit Musterprotokoll hat den Vorteil, dass es die Gründungskosten auf ein Minimum reduziert, es im Gegenzug aber so gut wie keinen Spielraum für individuelle Parameter gibt. Für eine alleinige Gründung (nur ein Gesellschafter) mit einem einfachen Geschäftsmodell aber ideal. (Wobei das keine generelle Empfehlung ist, sondern immer individuell entschieden werden sollte).

Ein wichtiger Schritt war auch die Formulierung des Unternehmensgegenstands, dieser muss bei der Beurkundung der GmbH festgelegt werden (kann aber im Nachgang auch wieder geändert/angepasst werden). Am Ende des ca. 20min Gesprächs haben wir einen Beurkundungstermin vereinbart.

GmbH Gründung Notartermin
Ich empfehle sich im Vorfeld alle aufgekommenen Fragen von Experten beantworten zulassen | © johannesspreter – stock.adobe.com

Banktermin vereinbaren für die Eröffnung eines Geschäftskontos

Direkt danach habe ich einen Termin für die Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer Bank gemacht. Ich habe mich hier im Vorfeld für die Commerzbank entschieden (auch das keine uneingeschränkte bzw. grundsätzliche Empfehlung). Den Termin habe ich auf unmittelbar nach dem Beurkundungstermin beim Notar gelegt, um die formale Gründung zu beschleunigen. Das hat auch wunderbar funktioniert, dazu aber später mehr.

Neben diesen Schritten habe ich mich im Vorfeld(!) um eine Geschäftsadresse bemüht. Für mich war von Anfang an klar, dass ich die Firmenadresse von meiner Privatadresse trennen möchte. Da ich seit Anfang des Jahres in einem Coworking-Space arbeite, lag es nahe, dass ich mich dort um ein sog. Virtuell-Office für meine Firmenadresse bemühe. Mit einem eigenen Briefkasten kann ich nun dort Geschäftspost empfangen und ich bin zudem sowieso 8-10h am Tag vor Ort – also ideal. Die Geschäftsadresse ist wichtig, um erste Geschäftspost empfangen zu können. Gehen die ersten Schreiben der Bank oder dem Notar bzw. dem Amtsgericht zurück, verzögert sich die Prozess unnötig. Im Notfall meldest Du als Übergangslösung die Firma bei deiner Privatadresse an und bringst ein Firmenschild am Briefkasten an.

Das führt uns zum letzten Punkt der Vorplanung: der Firmenname. Je nach Geschäftsmodell und Marketingkanal variiert die Bedeutung und Wichtigkeit des Firmennamens. Ich habe mich für eine schnelle und einfache Lösung entschieden und einen personalisierten Namen + Geschäftszweck entschieden: Christoph Onlinehandel GmbH. Wichtig war mir, direkt im Vorfeld Markenrechtsverletzungen weitestgehend auszuschließen. Ich habe den Wunschnamen im Unternehmensregister und einfachen Online-Markencheck-Tools geprüft und für unkritisch eingestuft. Willst Du mit einem Markennamen gründen, würde ich mir definitiv juristische Beratung einholen. In diesem Zusammenhang habe ich mir auch direkt im Vorfeld alle wichtigen URLs gesichert.

Soweit also zu (meinen) Vorplanungen und Überlegungen zum Gründen (m)einer GmbH.

Hier noch einmal die ersten Schritte im Überblick:

  • Beratung beim Steuerberater (m/w/d)
  • Vorgespräch mit dem Notar (insbesondere bei mehreren Gesellschaftern)
  • Termin zur Eröffnung eines Geschäftskontos vereinbaren (möglichst direkt nach dem Beurkundungstermin)
  • Geschäftsadresse organisieren
  • Firmennamen überlegen und prüfen
  • Unternehmensform und Höhe des Stammkapitals festlegen
  • Unternehmensgegenstand formulieren
  • Tipp: sicher Dir im Vorfeld alle wichtigen URLs!

So lief das Gründen meiner GmbH ab

Im Folgenden beschreibe ich, wie die Gründung einer GmbH bei mir abgelaufen ist.

Beurkundung beim Notar

Der Beurkundungstermin beim Notar ist furchtbar langweilig. Er liest das Musterprotokoll vor und ich musste es unterschreiben. Ein paar Kopien und ca. 15min später war es auch schon vorbei.


Eröffnung des Geschäftskontos

Ich ging mit den Unterlagen zur Bank und eröffnete ein Geschäftskonto für die neue GmbH (bzw. für eine sog. GmbH in Gründung). Das dauerte in meinem Fall deutlich länger als der Notartermin, ich saß gefühlte zwei Stunden bei der Bank.

Hier findest Du das Geschäftskonto, das am besten zu Deinen Anforderungen passt (für die GmbH habe ich mein Geschäftskonto bei der Commerzbank eröffnet):

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Einzahlung der Stammeinlage

Damit war das Konto eröffnet und ich habe noch am selben Tag das Stammkapital von 25.000€ auf das Geschäftskonto eingezahlt (bei der Einzahlung den Verwendungszweck „Stammeinlage + Name des Gesellschafters“ nicht vergessen). Ich habe den Bankberater gebeten, dass er mit am nächsten Morgen direkt einen Kontoauszug (PDF) mit der eingezahlten Stammeinlage per E-Mail zukommen lässt. Den Einzahlungsbeleg habe ich dann am nächsten Morgen unmittelbar an den Notar weitergeleitet, damit wurden die Unternehmensdaten dann vom Notar an das zuständige Amtsgericht übermittelt.


Dubiose Rechnungen und Eintragung im Handelsregister

Jetzt heißt es warten. In den nächsten zwei bis drei Tagen kamen die Post von der Bank mit relevanten Unterlagen inkl. den Zugangsdaten für’s Online-Banking und der Giro- bzw. Kreditkarte. Nach ca. 5 Werktagen war die GmbH dann bereits im Handelsregister eingetragen. Das erkennt man daran, dass man viele Zahlungsaufforderungen für dubiose und vor allem unnötige Unternehmensregister per Post erhält [diese sollte man auf keinen Fall bezahlen!]. Die Eintragung im Handelsregister kann man auch online überprüfen, z.B. beim Unternehmensregister oder bei NorthData. Bezahlen muss man nur Rechnungen von der Bank (ggf.), dem Notar (in meinem Fall „mit Musterprotokoll“ ca. 310€) und dem zuständigen Amtsgericht (ca. 160€).

Mein Tipp:

Mein Tipp: Für die nächsten Schritte wird ein Handelsregisterauszug benötigt. Ich dachte, dass man diesen mit der Ersteintragung zugeschickt bekommt, das war in meinem Fall (bzw. in Thüringen) aber nicht so. Dies müsste mal wohl bei der Unternehmensgründung separat anfordern, entweder gleich über den Notar oder separat. Leider hat mich mein Notar darauf nicht hingewiesen. Ich habe mir dann einfach für 4,50€ beim Unternehmensregister einen Auszug meiner eigenen Firma als PDF-Download erworben. #DankeFürNichts


GmbH gründen: Gewerbeanmeldung nicht vergessen

Ein weiterer Schritt, der in vielen anderen Erklärungen im Internet ziemlich missverständlich, widersprüchlich bzw. teilweise sogar überhaupt nicht erläutert wird, ist die separat zu vollziehende Gewerbeanmeldung beim städtischen Gewerbeamt.

Dafür ist aber der oben beschriebene Handelsregisterauszug notwendig. Das Formular für die Gewerbeanmeldung konnte man in bei uns in Erfurt herunterladen, zuhause in Ruhe ausfüllen um dann zusammen mit Personalausweis und dem Handelsregisterauszug in der Tasche zum Gewerbeamt marschieren. Die Anmeldung dauerte ca. 10min und kostete eine Gebühr von 25€. Diese habe ich direkt mit der Girocard der GmbH bezahlt. Mit der Gewerbeanmeldung bekommt auch das Finanzamt Wind von der Sache und schickt Dir einen steuerlichen Erfassungsbogen zu, dieser kann selbst oder vom Steuerberater ausgefüllt werden.

Ich empfehle an dieser Stelle das von einem Steuerberater machen zu lassen, ebenso wie das Anfertigen der sog. Eröffnungsbilanz. Mit der steuerlichen Erfassung erhält man dann seine Steuernummer.

Sind diese Schritte vollzogen, dann ist (meinem Wissen nach), die Gründung formal abgeschlossen.

Hinweis:

Hinweis: Die Gewerbeanmeldung verkompliziert sich, wenn das Gewerbe bestimmten Regularien unterliegt oder gewissen Zulassungen bedarf. In meinem Fall war das nicht so und ging daher sehr flott.

„Korrektur“ des Geschäftskontos

Nach der Eintragung ins Handelsregister musst Du die Eröffnung des Bankkontos formal abschließen. Dazu wird ein sog. chronologischer Handelsregisterauszug im Querformat mit dem Aufdruck: „amtlicher chronologischer Ausdruck“ gefordert, der in meinem Fall nur vom Amtsgericht und nicht per Online-Abruf einzuholen war. Allerdings bietet die Bank ebenfalls an (gegen eine Gebühr von ca. 20€) diesen organisieren. Im einem weiteren Banktermin wird der Zusatz „in Gründung“ herausgenommen und das Geschäftskonto für die GmbH ist damit perfekt.

Ich würde empfehlen bis zur Eintragung ins Handelsregister zu warten, bevor erste Anschaffungen oder Aufträge vergeben werden. Denn in der Gründungsphase haftet noch der Geschäftsführer/Gesellschafter. (Details bitte von einem Fachmann (m/w/d) einholen)


Wie lange dauert die Gründung einer GmbH

Für mich ist die relevante Zeit die vom Beurkundungstermin bis zur Eintragung ins Handelsregister. Und das ging hier bei uns in Thüringen (Unternehmenssitz Erfurt und Amtsgericht Jena) sehr zügig. Der Beurkundungstermin war am 11.07 und am 16.07 war die GmbH bereits im Handelsregister eingetragen. Das lag auch an meiner guten Vorbereitung. Ein zeitiger Banktermin, eine zügige Einzahlung des Stammkapitals sowie die schnellere Weiterleitung an den Notar beschleunigen den Prozess. Aber auch der Amtsschimmel hat diesmal schnell gearbeitet. Ich war wirklich positiv überrascht. Die Bestätigung der Eintragung ins Handelsregister per Post vom Amtsgericht kam erst 2-3 Wochen nach dem Beurkundungstermin, die Rechnung noch später. So lange sollte man mit der Gewerbeanmeldung etc. meiner Meinung nach nicht warten.

Ein wichtiger Schritt für viele Gründer ist der Erhalt der Steuer- und Umsatzsteuer-ID. Dies dauert deutlich länger und ist bei mir (Stand: 16.08.2019) bisher auch noch nicht erfolgt. Die Nummer ist wichtig, für alle die bereits früh Rechnungen schreiben müssen/dürfen/wollen. Ich werde in einem Update nachreichen, wann ich meine Steuernummer halten habe.

Hier noch einmal die Übersicht über die wichtigsten Schritte beim Gründen einer GmbH:

  • Beurkundung beim Notar
  • Eröffnung Geschäftskonto für die GmbH i.G.
  • Einzahlung Stammeinlage
  • Übermittlung der Bestätigung der Einzahlung an den Notar
  • Anfordern eines Handelsregisterauszugs (für die Gewerbeanmeldung und den Abschluss des Geschäftskontos)
  • Gewerbeanmeldung / steuerliche Erfassung
  • Abschluss der Eröffnung des Geschäftskontos

Mein Tipp:

Fazit / Zusammenfassung

Das Gründen einer GmbH ist keine Raketenwissenschaft. Dennoch sollte man sich vorher schon ein paar Gedanken machen. Dafür ist es hilfreich mit Experten (allen voran einem Steuerberater) darüber zu sprechen. Ich bin sehr für kosteneffiziente Umsetzung zu haben und man sollte durchaus die Gründung mit Musterprotokoll in Erwägung ziehen und dann das gesparte Geld in eine solide Vorplanung und „Gründungsberatung“ investieren. Ich habe die Idee lange Zeit mit mir herumgetragen, sodass der Wunsch reifen und sich festigen konnte. Auch diese Zeit sollte man sich nehmen, das minimiert Zweifel und reduziert vermutlich die Fehlerquote und beschleunigt zudem den formalen Gründungsprozess. Ich hoffe dieser Artikel gibt dir einen soliden Überblick über die Vorgänge und Details zu Gründung einer GmbH.

Da ich nun bereits zwei Unternehmen gegründet habe (2013: Einzelunternehmen; 2019: GmbH) und nun seit 2013 selbstständig bin, biete ich Dir an, Deine Fragen zur Gründung (nach bestem Gewissen) zu beantworten. Hinterlasse dazu einfach einen Kommentar oder schreibe mir eine Nachricht.

Natürlich freue ich mich auch über Hinweise, wie die Gründung einer GmbH bei Dir abgelaufen ist und welche Punkt ich ggf. nicht genannt / übergangen / oder stiefmütterlich behandelt habe.

Mit besten Grüßen, Johannes



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Dr. Johannes Christoph
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12 Gedanken zu „So geht’s: GmbH gründen [Schritte, Kosten & meine Erfahrungen]“

  1. Hallo Johannes,

    wir kennen uns schon seit gut 2,5 Jahren in dieser Online- und Businesswelt. Damals warst du ein recht erfolgreicher Blogger mit einigen Nischenseiten und – soweit ich mich erinnern kann – noch Kleinunternehmer. Ich stand mit meinem ersten Blog gerade noch am Anfang.

    Und heute bist du der Inhaber einer Personengesellschaft. Dafür meine höchste Anerkennung und Hochachtung. Es ist sehr schön zu sehen, dass sich deine Arbeit der letzten Jahre gelohnt hat. Gleichzeitig motiviert es andere auch, sich mehr anzustrengen und immer weiterzumachen. Auch, wenn es mal schlecht läuft und die Umsätze und Besucherzahlen rückläufig werden.

    Never retreat, never surrender!

    Alles Gute weiterhin!

    Sladjan

  2. Hallo Johannes,

    alles Gute für deinen Shop. Ich finde übrigens die Idee gut mit dem „Ich helfe dir„, und kann es voll nachvollziehen, dass dir die Zeit fehlt alles zu beantworten. Obwohl es mir natürlich geholfen hat zwischendurch mal eine Mail zu schreiben 🙂
    LG
    Michael

    1. Hallo Michael,
      besten Dank für dein Feedback. Ja ich weiß, aber das mit den Mails hat in den letzten Wochen einfach Überhand genommen und wurde teilweise auch unverschämt. Wenn Du als treuer Stammleser und Kommentator eine fachliche Frage hast, kannst Du mir gern schreiben, wir finden da eine – für beide Seiten – angenehme Lösung.
      Beste Grüße
      Johannes

  3. Für die Gründung einer GmbH sollte im Vorgespräch mit dem Notar auch die Option des Musterprotokolls besprochen werden. Wie Sie bereits anführen ist dies eine kostengünstige, aber auch gleichzeitig einschränkende Maßnahme der Gründung. Allerdings sollte dies individuell, auch je nach Geschäftsmodell und Parameter der Gründung, mit dem Notar gemeinsam abgewogen und entschieden werden. Vielen Dank für diesen Beitrag!

    1. Danke für die Ergänzung bzw. diesen eindrücklichen Hinweis.
      In der Tat hat eine Gründung nach Musterprotokoll auf einige limitierende Faktoren.

  4. Hallo Johannes,
    spannend wie es bei Dir gelaufen ist.
    Handels- und Wirtschaftskammern, selbst das Arbeitsamt bieten oft eine kostenlose individuelle Gründungsberatung an (bei mir 3 Sitzungen, gesamt 5 Stunden) die wichtige Inputs liefern.
    Als Eigentümer einer GmbH hast du nur eine limitierte Haftung. Als Geschäftsführer kann das aber anders aussehen (daher bin ich meinem Notar/Rechtsanwalt auch seine Gebühr nicht neidig). Mein Notar meint die Musterverträge sind wie ein kostenloses Antivirenprogramm. Ok, aber nicht wirklich gut.
    Viel Erfolg, Claus

    1. Hallo Claus, es wäre gut, wenn Du das mal ausführen könntest. Ich bin mir bewusst, dass der Mustervertrag Grenzen hat, aber ich bin alleiniger Gründer/Gesellschafter/Geschäftsführer mit der normalen 25.000€ Stammeinlage, dazu bin ich ledig. Was soll dieser Vertrag nicht abdecken?
      Mit besten Grüßen
      Johannes

  5. Mein Bruder hat eine Superidee und möchte deshalb seine eigene Firma gründen. Aber man muss natürlich schon die Anlauf- und Betriebskosten berechnen, wie Sie schon sagen. Es wäre vielleicht ganz gut, wenn er sich beraten lässt.

  6. Hallo,
    Hast du mal darüber nachgedacht über deine GmbH eine holding gmbh zu setzen, der dann dein eigentliche, operative GmbH gehört?

    MfG Thomas

  7. Ich möchte in den nächsten Monaten auch die Gründung meiner Firma angehen. Da ich noch alles vorbereiten muss und einige Termine wie der Beim Notar für Gesellschaftsrecht anstehen, ist es wirklich interessant zu lesen, wie die Erfahrung Gleichgesinnter gelaufen sind. Mir war gar nicht bewusst, dass von der Beurkundung bis zum Eintrag ins Handelsregister nur wenige Tage vergehen und die Gründung somit recht schnell von statten geht. Vielen Dank für die vielen Infos und Tipps.

  8. Ich bedanke mich für den hilfreichen Erfahrungsbericht. Danke für den Tipp, auch ein bezogenes Geschäftskonto bei der Bank einzurichten. Meine Schwester möchte ein Online-Unternehmen ins Leben rufen, wobei ich sie zurzeit auch unterstütze. Die nächste Woche suchen wir uns einen guten Notar für Firmengründungen.

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